Que conserver et où le conserver ? Cartographier ton héritage archivistique

"Regarde un peu toutes ces affaires. Plusieurs cartons dans un coin que tu as l'intention de trier. Les documents professionnels : tes contrats, ta correspondance écrite et électronique, tes talons de chèque et tes reçus qui ont besoin d'être organisés et classés. Ta documentation et tes enregistrements chronométrés... Sans parler de tes œuvres d'art... Conservées dans le grenier, la cave, le placard, le garage, l'espace de stockage et le studio. Tout est là, entassé et attendant que quelqu'un le mette en boîte et peut-être le jette.

"Cher artiste, tu n'es pas seul, et ta situation n'est pas unique. La plupart des artistes passent d'un projet à l'autre en classant ou en mettant en boîte le matériel professionnel généré par le dernier projet, tout en commençant simultanément un nouveau projet. Ces boîtes sont un fardeau. Bien qu'elles prennent de la place, elles contiennent surtout des éléments qui constituent ton héritage personnel et professionnel. Elles contribuent à raconter l'histoire de ta vie d'artiste."

Dans Career Documentation for the Visual Artist : A Legacy Planning Resource Guide & Workbook, l'archiviste Steven G. Fullwood conseille les artistes sur la façon de faire l'inventaire de leurs documents et de planifier et préserver leur héritage archivistique. Parmi les nombreuses idées présentées dans ce riche chapitre, Fullwood partage une liste d'éléments recommandés, à la fois analogiques et numériques, que les artistes devraient conserver dans leurs dossiers professionnels, notamment :

• Papiers administratifs (factures, reçus, etc.)
• Carnets de rendez-vous/calendriers
• Matériel audio/vidéo
• Brochures et catalogues
• Projets de documents et/ou épreuves pour des publications
• Documentation sur les expositions et les événements (cartes postales, affiches et dépliants)
• Propositions de subventions
• Documents juridiques (y compris les contrats, les actes de donation, les accords de consignation, les accords de prêt, etc.)
• Notes, carnets, listes de tâches, etc.
• Correspondance personnelle et professionnelle
• Carnets de messages téléphoniques
• Photographies, analogiques et numériques
• Communiqués de presse, clips de presse
• Affiliations professionnelles (prix, adhésions, participation à des projets spéciaux ou à des réseaux)
• Croquis

Fullwood fournit une feuille de travail que les artistes et ceux qui les soutiennent peuvent utiliser pour créer une carte simple de l'endroit où les documents sont actuellement stockés, ainsi qu'une description générale du contenu de chaque boîte, bac ou autre contenant de stockage. Les lecteurs peuvent aller plus loin, en suivant les conseils de Fullwood pour organiser leurs documents à l'aide de classeurs, de boîtes de stockage d'archives, de disques durs externes et d'autres fournitures de base.

Tu peux télécharger la feuille de travail et accéder à l'intégralité du cahier d'exercices sous forme de livre électronique ou de livre audio, ci-dessous.