Qué guardar y dónde guardarlo: Mapa de tu legado archivístico

"Mira todas esas cosas. Varias cajas en un rincón que llevas tiempo queriendo ordenar. Registros profesionales: tus contratos, correspondencia escrita y por correo electrónico, talones de cheques y recibos que hay que organizar y archivar. Tu documentación y grabaciones cronometradas... Por no hablar de tus obras de arte... Guardadas en el desván, el sótano, el armario, el garaje, el trastero y el estudio. Ahí está, todo amontonado y esperando a que alguien lo meta en cajas y quizá lo tire.

"Querido artista, no estás solo, y tu situación no es única. La mayoría de los artistas van de proyecto en proyecto archivando o guardando en cajas los materiales profesionales generados por el último proyecto, al tiempo que empiezan uno nuevo. Estas cajas parecen una carga. Aunque ocupan espacio, lo más importante es que contienen objetos que constituyen tu legado personal y profesional. Ayudan a contar la historia de tu vida como artista"

En Documentación profesional para el artista visual: A Legacy Planning Resource Guide & Workbook, el archivero Steven G. Fullwood aconseja a los artistas sobre cómo hacer balance de sus archivos y trazar y preservar su legado archivístico. Entre las muchas ideas de este rico capítulo, Fullwood comparte una lista de elementos recomendados, tanto analógicos como digitales, que los artistas deberían guardar en sus archivos profesionales, entre los que se incluyen:

• Papeleo administrativo (facturas, recibos, etc.)
• Libretas de citas/calendarios
• Material de audio/vídeo
• Folletos y catálogos
• Borradores y/o pruebas para publicaciones
• Documentación de exposiciones y actos (postales, carteles y folletos)
• Propuestas de subvención
• Documentos legales (incluidos contratos, escrituras de donación, acuerdos de consignación, acuerdos de préstamo, etc.)
• Notas, cuadernos, listas de tareas, etc.
• Correspondencia personal y profesional
• Agendas telefónicas
• Fotografías, analógicas y digitales
• Comunicados de prensa, recortes de prensa
• Afiliaciones profesionales (premios, afiliaciones, participación en proyectos especiales o redes)
• Bocetos

Fullwood proporciona una hoja de trabajo que los artistas y sus colaboradores pueden utilizar para crear un sencillo mapa de dónde se almacenan actualmente los archivos, junto con una descripción general del contenido de cada caja, contenedor u otro recipiente de almacenamiento. Los lectores pueden ir más allá, siguiendo los consejos de Fullwood para organizar sus materiales utilizando carpetas de archivos, cajas de almacenamiento de archivos, discos duros externos y otros suministros básicos.

Puedes descargarte la hoja de trabajo y acceder al libro de trabajo completo en forma de libro electrónico o audiolibro.