Établir un flux de travail pour la gestion des stocks

Commencer un inventaire d'œuvres d'art est une étape importante dans le processus de documentation de la carrière pour de nombreux artistes. Une fois que tu as mis en place un système de gestion de l'inventaire, tu peux alors commencer à définir les objectifs de l'inventaire et à établir un flux de travail pour les atteindre.

Dans notre guide de ressources gratuit, Career Documentation for Visual Artists, l'archiviste Virginia Allison-Reinhardt partage une série de considérations pour les artistes dans la mise en place de leurs systèmes d'inventaire et de leurs flux de travail, du choix du logiciel à la définition des champs à suivre, en passant par l'esquisse des flux de travail possibles. Ce chapitre riche et instructif comprend la liste des cinq étapes clés d'Allison-Reinhardt pour établir un flux de travail de gestion d'inventaire dans ton studio, dont voici un extrait.

INVENTAIRE ÉTAPE 1

Connaître les œuvres d'art que tu as créées

Tu peux aborder le processus de gestion de ton inventaire d'œuvres d'art de plusieurs façons. Il peut être utile de travailler à rebours, en commençant par tes œuvres les plus récentes.

ÉTAPE 2 DE L'INVENTAIRE

Sache où se trouvent tes œuvres d'art

Mets à jour l'emplacement de chaque œuvre d'art dans ton système de gestion de l'inventaire si nécessaire. Veille à inclure dans ton système d'inventaire les œuvres prêtées/consignées et celles qui ont été vendues. Ton inventaire peut être une source unique qui reflète toutes les œuvres d'art que tu as créées, quel que soit leur statut. Tu peux créer des enregistrements de remplacement pour les œuvres qui n'ont pas d'images ou pour lesquelles il manque des données essentielles telles que le titre ou l'emplacement.

INVENTAIRE ÉTAPE 3

Sache quand tu crées des fiches d'inventaire, qui le fait, où et à quelle fréquence

Une fois que tu auras mis en place un système d'inventaire, il sera important d'établir un flux de travail et un calendrier pour savoir quand et comment entrer tes données dans le système d'inventaire. Trouve des moyens d'intégrer la saisie des données dans les routines et les cycles de ton studio, par exemple lorsque tu crées un nouveau corpus d'œuvres, lorsque tu te prépares à une exposition ou à des moments précis de l'année (tous les trois à six mois).

INVENTAIRE ÉTAPE 4

Prends soin des données et de l'objet physique

Va de ton dossier à ton objet, et non de ton objet à ton dossier.

Crée d'abord un enregistrement dans ta base de données de gestion d'inventaire ; tu obtiendras ainsi un numéro d'inventaire (identifiant unique), puis tu pourras commencer à entrer des données dans le système au sujet de l'objet ou de l'œuvre d'art. Tu peux également extraire de la base de données de gestion de l'inventaire des informations pertinentes que tu voudras peut-être apposer sur l'objet/œuvre d'art et/ou son boîtier.

Tu peux ensuite créer une étiquette pour ton œuvre d'art et son emballage, si nécessaire, qui comprend le numéro d'inventaire (identifiant unique) de l'œuvre d'art. Si tu remplis un bref rapport d'état (pour les œuvres plus anciennes), assure-toi que le rapport comporte également le numéro d'inventaire (identifiant unique).

Ne passe pas à de nouvelles œuvres d'art tant que le groupe avec lequel tu travailles n'est pas stable, c'est-à-dire que l'emplacement et l'état de la fiche d'inventaire sont mis à jour et que l'œuvre d'art est correctement étiquetée, emballée et renvoyée à son lieu de stockage.

Ne laisse jamais une œuvre d'art quitter ton studio si elle n'est pas liée à un enregistrement dans ton système de gestion d'inventaire avec une étiquette appropriée qui comprend ton numéro d'inventaire (identifiant unique) apposé sur l'œuvre d'art. Lorsque les œuvres d'art sont expédiées, il faut toujours comparer les documents d'inventaire de tiers (expéditeurs, installations d'entreposage) avec ton système de gestion de l'inventaire pour s'assurer que tout est correct.

INVENTAIRE ÉTAPE 5

Documente tes œuvres d'art

Si tu n'as pas encore de documentation photographique de tes œuvres, envisage de les photographier au fur et à mesure que tu saisis les informations les concernant dans ton système de gestion de l'inventaire.

Les images à faible résolution de tes œuvres d'art peuvent être téléchargées dans ton système de gestion des stocks dans le cadre de ton processus d'inventaire.

S'il n'est pas possible d'obtenir des images de haute qualité, un instantané fera l'affaire et pourra servir de repère.

Si tu prends les photos toi-même, assure-toi de transférer les images de ton appareil photo à ton ordinateur et de les sauvegarder dès que possible pour éviter la perte de données.

En mettant en œuvre ces étapes, Allison-Reinhardt écrit : "Tu trouveras peut-être utile de revenir aux fiches d'activité remplies dans les chapitres précédents sur la définition des objectifs et la planification du travail pour soutenir tes objectifs à long et à court terme, clarifier tes intentions et classer tes tâches par ordre de priorité pour construire et maintenir un système d'inventaire complet et durable pour ton studio." Les étapes de l'inventaire mentionnées ci-dessus pourraient être considérées comme des objectifs à long terme, les objectifs à court terme correspondants étant détaillés comme une voie pour atteindre les objectifs à grande échelle. Télécharge les feuilles de travail sur l'établissement des objectifs, ainsi que le guide de ressources complet sur la documentation de carrière, en utilisant les liens ci-dessous.