Choisir un système d'inventaire des oeuvres d'art

Ton inventaire d'œuvres d'art peut fournir des informations essentielles aux galeries, aux musées, aux collectionneurs, aux installations de stockage et aux institutions. Dans notre guide de ressources, Career Documentation for the Visual Artist, l'archiviste Virginia Allison-Reinhardt explique comment assurer l'avenir de ton héritage en créant un cadre adaptable pour l'organisation et la gestion active de tes documents d'inventaire. Le texte suivant et la feuille de travail qui l'accompagne sont adaptés du chapitre d'Allison-Reinhardt.

Il existe trois types de systèmes de gestion des stocks que tu peux choisir d'employer ; le choix dépendra de tes ressources financières et temporelles. La feuille de travail "Planification de la gestion des stocks", disponible en téléchargement ci-dessous, fournit des indications pour t'aider à définir tes ressources et les critères de ton système de gestion des stocks.

Systèmes sur papier

Les systèmes sur papier, tels que les fiches ou les carnets, sont un excellent moyen de commencer sans obstacle technologique. Les cartes d'index étaient utilisées pour les systèmes d'inventaire d'art avant l'arrivée de l'ordinateur. Cependant, ce format peut être restrictif, ce qui rend difficile la saisie complète des détails de ton travail. La création d'un inventaire accessible numériquement te fera gagner beaucoup de temps dans la communication des informations sur ton travail et professionnalisera ta pratique.

Feuilles de calcul

Les feuilles de calcul créées à l'aide de logiciels que tu possèdes probablement déjà, tels que Microsoft Word/Google docs, Microsoft Access ou Microsoft Excel/Google Sheets, sont des outils de gestion de l'information très utilisés. Pour les artistes qui débutent, c'est une option rapide et facile pour enregistrer les informations relatives à l'inventaire. Cependant, il y a certaines limites. Ces outils sont considérés comme "plats" et sont donc incapables d'effectuer des recherches approfondies ou de fournir des rapports avec des informations et des images spécifiques sur tes collections. Bien que des vignettes de référence puissent être téléchargées dans ces programmes, elles sont limitées aux limites du document et peuvent ne pas répondre à tes besoins.

Bases de données de gestion d'inventaire

Les bases de données de gestion d'inventaire conçues spécifiquement pour les artistes sont des applications logicielles qui peuvent être achetées auprès d'un fournisseur sous forme de produit autonome que tu installes sur ton ordinateur ou sous forme d'abonnement auquel tu peux accéder en ligne par l'intermédiaire de ton navigateur. Ces solutions sont disponibles sur étagère et seront prêtes à être alimentées dès que tu les auras achetées. Pour les studios ayant des besoins plus complexes, un système de gestion des stocks personnalisé peut être construit selon tes spécifications avec des programmes tels que FileMaker Pro, Microsoft SQL Server ou CollectiveAccess.

Arguments en faveur du choix d'une base de données

Connaître tes ressources financières, ton temps et ta main-d'œuvre, tant pour les coûts initiaux que pour les coûts récurrents, t'aidera à comprendre quel type de système de gestion des stocks adopter. Ceci étant dit, il y a des avantages significatifs à choisir une base de données pour ta gestion des stocks si tu as les ressources pour le faire. Ces considérations sont les suivantes :

• Saisie efficace des données. Une règle empirique avec les bases de données relationnelles est que les mêmes données ne sont jamais saisies deux fois ou DRY : Don't Repeat Yourself (ne pas se répéter).

• La possibilité de télécharger des documents PDF pertinents pour faciliter la référence à un enregistrement d'œuvre d'art, tels que des rapports d'état, des instructions d'installation, des accords de prêt, des rapports de presse et/ou de conservation.

• La possibilité de créer des rapports PDF personnalisés affichant des enregistrements de tes œuvres d'art (images miniatures avec les informations correspondantes) à diffuser avec précision et rapidité aux galeristes, aux collectionneurs, aux musées et aux publications imprimées. Ils permettent de stocker des informations essentiellement textuelles, avec des images de référence à faible résolution.

• La possibilité d'effectuer des recherches complexes d'informations spécifiques basées sur n'importe quel champ descriptif (métadonnées), afin de récupérer les données exactes dont tu as besoin. Une fois la recherche effectuée, tu peux enregistrer les enregistrements dans un groupe d'enregistrements pour y accéder facilement et/ou imprimer les résultats sous forme de rapport PDF. Par exemple, tu peux utiliser le mode de recherche d'une base de données pour trouver et créer des rapports pour les requêtes suivantes :

  • les œuvres d'art actuellement en commande auprès d'une galerie spécifique et leurs valeurs totales

  • œuvres d'art vendues à un collectionneur spécifique ou prêtées à une institution spécifique

  • œuvres d'art "disponibles" d'une série spécifique

  • œuvres d'art pour lesquelles il manque des données essentielles telles que les dimensions, les images, l'année de création, etc.

  • des champs thématiques tels que "sujet", "mot-clé" ou "couleur" qui t'aident à voir ton travail d'une nouvelle façon.

Envisage d'utiliser la feuille de calcul ci-dessous pour t'aider à prendre en compte tes ressources financières et le temps dont tu disposes pour investir dans un système. La plupart des systèmes de gestion d'inventaire pour les artistes offrent une démonstration et un essai gratuits qui t'aideront à faire une évaluation complète, et tu peux avoir un aperçu des bases de données de gestion d'inventaire populaires pour les artistes sur YouTube.

Télécharge la feuille de travail sur la gestion de l'inventaire ci-dessous, et lis d'autres conseils sur l'établissement d'un système d'inventaire, y compris les types de données à suivre pour chaque enregistrement d'œuvre d'art, dans le chapitre 6 de Career Documentation for the Visual Artist : A Legacy Planning Workbook & Resource Guide.