Establecer un flujo de trabajo de gestión del inventario

Iniciar un inventario de obras de arte es un paso importante en el proceso de documentación de la carrera de muchos artistas. Una vez que dispongas de un sistema de gestión de inventarios, podrás empezar a esbozar los objetivos del inventario y establecer un flujo de trabajo para alcanzarlos.

En nuestra guía de recursos gratuita, Documentación profesional para artistas visuales, la archivera Virginia Allison-Reinhardt comparte una serie de consideraciones para los artistas a la hora de establecer sus sistemas de inventario y flujos de trabajo, desde la elección del software hasta la definición de los campos que deben seguirse y la descripción de los posibles flujos de trabajo. Este capítulo rico e informativo incluye la lista de Allison-Reinhardt de cinco pasos clave para establecer un flujo de trabajo de gestión de inventario en tu estudio, extraído aquí.

INVENTARIO PASO 1

Saber qué obras de arte has creado

Puedes enfocar tu proceso de gestión de registros de inventario de obras de arte de varias maneras. Puede ser útil trabajar hacia atrás, empezando por tus obras más recientes.

INVENTARIO PASO 2

Saber dónde están tus obras de arte

Actualiza la ubicación de cada obra de arte en tu sistema de gestión de inventario según sea necesario. Asegúrate de incluir en tu sistema de inventario las obras en préstamo/consignación y las que se han vendido. Tu inventario puede ser una única fuente que refleje todas las obras de arte que has creado, independientemente de su estado. Puedes hacer registros de marcadores de posición para las obras que no tengan imágenes o a las que les falten datos críticos como el título o la ubicación.

INVENTARIO PASO 3

Saber cuándo creas registros de inventario, quién lo hace, dónde y con qué frecuencia

Una vez que dispongas de un sistema de inventario, será importante establecer un flujo de trabajo y un calendario sobre cómo y cuándo introducir tus datos en el sistema de inventario. Busca formas de integrar la introducción de datos en las rutinas y ciclos de tu estudio, como cuando creas un nuevo conjunto de obras, cuando te preparas para una exposición, o en momentos determinados del año (cada tres o seis meses).

INVENTARIO PASO 4

Cuida tanto los datos como el objeto físico

Trabaja desde tu registro hasta tu objeto, no desde tu objeto hasta tu registro.

Crea primero un registro en tu base de datos de gestión de inventarios; eso te proporcionará un Número de Inventario (ID único), y luego podrás empezar a introducir datos en el sistema sobre el objeto/obra de arte. También puedes recuperar información relevante de la base de datos de gestión de inventario que quizá quieras colocar en el objeto/obra de arte y/o en su carcasa.

A continuación, puedes crear una etiqueta para tu obra de arte y su embalaje, si es necesario, que incluya el número de inventario de la obra (ID único). Si vas a rellenar un breve informe de estado (para obras antiguas), asegúrate de que el informe incluya también el Número de Inventario (ID Único).

No pases a nuevas obras de arte hasta que el grupo con el que trabajas esté estable, lo que significa que la ubicación y el estado del registro de inventario estén actualizados y que la obra de arte esté debidamente etiquetada, embalada y devuelta a su lugar de almacenamiento.

Nunca permitas que una obra de arte salga de tu estudio si no está vinculada a un registro de tu sistema de gestión de inventario con una etiqueta adecuada que incluya tu número de inventario (identificación única) pegado a la obra de arte. Cruza siempre la documentación de inventario de terceros (transportistas, almacén) con tu sistema de gestión de inventario cuando se envíen las obras de arte para asegurarte de que todo es correcto.

INVENTARIO PASO 5

Documenta tus obras de arte

Si aún no tienes documentación fotográfica de tu obra, considera la posibilidad de documentarla fotográficamente a medida que introduces información sobre la obra en tu sistema de gestión de inventario.

Las imágenes de baja resolución de tus obras de arte pueden cargarse en tu sistema de gestión de inventario como parte de tu flujo de trabajo de inventario.

Si no se pueden obtener imágenes de alta calidad, bastará con una instantánea, que puede servir como marcador de posición.

Si tomas las imágenes tú mismo, asegúrate de transferirlas de la cámara al ordenador y de hacer una copia de seguridad lo antes posible para evitar la pérdida de datos.

Al poner en práctica estos pasos, Allison-Reinhardt escribe: "Puede resultarte útil volver a las hojas de actividades completadas en los capítulos anteriores sobre Establecimiento de objetivos y Planificación del trabajo para apoyar tus objetivos a largo y corto plazo, aclarar tus intenciones y priorizar tus tareas para crear y mantener un sistema de inventario completo y sostenible para tu estudio." Los pasos del inventario indicados anteriormente podrían considerarse objetivos a largo plazo, con objetivos de apoyo a corto plazo detallados como camino para alcanzar los objetivos a gran escala. Descárgate las hojas de trabajo para establecer objetivos, junto con la guía completa de recursos de Documentación Profesional, utilizando los enlaces que aparecen a continuación.