Elegir un sistema de inventario de obras de arte

Tu inventario de obras de arte puede proporcionar información fundamental a galerías, museos, coleccionistas, almacenes e instituciones. En nuestra guía de recursos, Documentación profesional para el artista visual, la archivera Virginia Allison-Reinhardt comparte cómo preparar tu legado para el futuro creando un marco adaptable para organizar y gestionar activamente tus registros de inventario. El siguiente texto y la hoja de trabajo que lo acompaña son una adaptación del capítulo de Allison-Reinhardt.

Hay tres tipos de sistemas de gestión de inventarios que puedes elegir emplear; la selección dependerá de tus recursos financieros y de tiempo. La hoja de trabajo "Planificación de la gestión de inventarios", que puedes descargarte más abajo, contiene indicaciones que te ayudarán a determinar tus recursos y los criterios de tu sistema de gestión de inventarios.

Sistemas basados en papel

Los sistemas basados en papel, como las fichas o un cuaderno, son una forma estupenda de empezar sin barreras tecnológicas. Las fichas se utilizaban para los sistemas de inventario artístico antes del ordenador. Sin embargo, este formato puede ser restrictivo y dificultar la captura completa de los detalles de tu obra. Crear un inventario accesible digitalmente te ahorrará mucho tiempo a la hora de comunicar información sobre tu obra y profesionalizará tu práctica.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo creadas con software que probablemente ya tengas, como Microsoft Word/Google docs, Microsoft Access o Microsoft Excel/Google Sheets, son herramientas de gestión de la información muy utilizadas. Para los artistas que acaban de empezar, es una opción rápida y fácil para registrar la información del inventario. Sin embargo, tienen algunas limitaciones. Estas herramientas se consideran "planas" y, por tanto, son incapaces de realizar búsquedas sólidas o de proporcionar informes con información específica e imágenes sobre tus colecciones. Aunque se pueden cargar imágenes de referencia en miniatura en estos programas, se limitan a los confines del documento y pueden no satisfacer tus necesidades.

Bases de datos de gestión de inventarios

Las bases de datos de gestión de inventarios creadas específicamente para artistas son aplicaciones de software que pueden adquirirse a un proveedor como producto independiente que instalas en tu ordenador o como suscripción a la que puedes acceder en línea a través de tu navegador. Estas soluciones están disponibles en stock y estarán listas para que las rellenes en cuanto las compres. Para estudios con necesidades más complejas, se puede crear un sistema de gestión de inventario personalizado según tus especificaciones con programas como FileMaker Pro, Microsoft SQL Server o CollectiveAccess.

Argumentos para elegir una base de datos

Conocer tus recursos financieros, de tiempo y de mano de obra, tanto para los costes iniciales como para los repetitivos, te ayudará a comprender qué tipo de sistema de gestión de inventarios adoptar. Dicho esto, elegir una base de datos para la gestión de tu inventario tiene ventajas significativas si dispones de los recursos para hacerlo. Esas consideraciones incluyen:

• Entrada de datos eficiente. Una regla general con las bases de datos relacionales es que nunca se introducen dos veces los mismos datos o DRY: Don't Repeat Yourself (No te repitas).

• La posibilidad de cargar documentos PDF relevantes para facilitar su consulta en el registro de una obra de arte, como informes de estado, instrucciones de instalación, acuerdos de préstamo, informes de prensa y/o de conservación.

• La capacidad de crear informes PDF personalizados que muestren registros de tus obras de arte (imágenes en miniatura con su información correlativa) para difundirlos con precisión y rapidez a galeristas, coleccionistas, museos y publicaciones impresas. Permiten almacenar principalmente información textual, con imágenes de referencia de baja resolución.

• La capacidad de realizar búsquedas complejas de información específica basadas en cualquiera de los campos descriptivos (metadatos), recuperando los datos exactos que necesitas. Una vez realizada la búsqueda, puedes guardar los registros en un grupo de registros para acceder a ellos fácilmente y/o imprimir los resultados como un informe en PDF. Por ejemplo, puedes utilizar el modo de búsqueda de una base de datos para encontrar y crear informes para las siguientes consultas

  • obras de arte actualmente en comisión con una galería específica y sus valores totales

  • obras de arte vendidas a un coleccionista concreto o prestadas a una institución concreta

  • obras "disponibles" de una serie concreta

  • obras de arte a las que les faltan datos críticos como dimensiones, imágenes, año de creación, etc.

  • campos temáticos como "tema", "palabra clave" o "color" que te ayuden a ver tu obra de una forma nueva.

Considera la posibilidad de utilizar la siguiente hoja de cálculo para ayudarte a tener en cuenta tus recursos económicos y el tiempo disponible para invertir en un sistema. La mayoría de los sistemas de gestión de inventario para artistas ofrecen una demostración y una prueba gratuitas que te ayudarán a hacer una evaluación completa, y puedes previsualizar bases de datos populares de gestión de inventario para artistas en YouTube.

Descárgate la hoja de trabajo Gestión del inventario que aparece a continuación, y lee más consejos sobre cómo establecer un sistema de inventario, incluidos los tipos de datos que hay que registrar para cada obra de arte, en el capítulo 6 de Documentación profesional para el artista visual: A Legacy Planning Workbook & Resource Guide.